Työyhteisön sosiaalisen median käyttö

Sosiaalisen median lainsäädäntö

Somea varten ei ole olemassa omaa erityislainsäädäntöä, koska Suomen laki ei tunne edes koko sanaa: sosiaalinen media. Some viestintään sovelletaan kuitenkin olemassa olevaa lainsäädäntöä, kuten ”kuluttajasuojalakia, lakia sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa, henkilötietolakia, sähköisen viestinnän tietosuojalakia, tekijänoikeuslakia, tavaramerkkilakia, työsopimuslakia ja rikoslakia".

Työnantajat/yrityksien edustaja ovat yleensä kiinnostuneita mahdollisen työnhakijan taustoista ja vaikka työnantaja täytyy kerätä tietoa ensisijaisesti työnhakijalta, kuitenkin työnantaja päätyy yleisesti hakemaan tietoa somesta. Lain mukaan (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 4 §) työnantajan täytyisi hankkia työntekijän suostumus, jos kerää henkilötietoja muualta kuin työntekijältään suoraan. Muistettavaa on myös se seikka, että internetistä/somesta hankittu tieto ei aina ole paikkansa pitävää, joten työntekijän on saatava mahdollisuus myös oikaista tietoja.

Pitäisikö työyhteisöllä olla sosiaalisen median käytölle pelisäännöt?

Elämme sosiaalisen median aikakautta, joka on jo arkipäivää myös työpaikoilla. Väistämättä työpaikoille tulevat niin uudet viestintäkanavat että -välineet ja sosiaalisen median suosion mukana kasvaa myös tarve työyhteisön sosiaalisen median pelisäännöille. Vielä kuitenkin useilta työpaikoilta puuttuvat kokonaan sosiaalisen median pelisäännöt. Pelisäännöt tarvitaan, koska epätietoisuus voi kuormittaa työntekijää suuresti, hankaloittaa niin ajanhallintaa että aiheuttaa henkistä taakkaa.

Sosiaalisen median pelisäännöt työyhteisössä

Löyisin Pirkanmaan sairaanhoitopiirin sosiaalisen median ohjeen, jonka otin tarkasteluun. Pohditaanpa pelisääntöjen keskeisintä viestiä, kenen vastuulla näiden laatiminen on ja mitä niissä tulisi olla.

Somea hyödynnetään sairaanhoitopiirissä. Julkinen verkkoviestintä on tarkoitettu sairaanhoitopiirin toiminnasta kiinnostuneelle väestölle ja voidaan käyttää rekrytointimarkkinoinnissa. Työntekijöiden keskuudessa viestintään käytetään esim. ekstranettiä. Sairaanhoitopiiri saa somesta monenlaisia hyötyjä. Some lisää sairaanhoitopiirin palveluiden ja osaajien näkyvyyttä, tarjoaa mahdollisuuksia vuorovaikutteiseen ja monipuoliseen viestintään, kuten myös palautteen saamiseen. Some tarjoaa lisäksi matalamman kynnyksen jakaa helposti kiinnostavaa sisältöä kustannustehokkaasti suoraan väestölle. Samalla some voi parhaillaan tukea uusien toimintamallien kehittämistä, viestinnän tehostamista ja koko toiminnan kehittymistä sekä maineen hallintaa. Siis some voi tuoda paljon erilaista hyötyä sairaanhoitopiirille.

Työntekijöitä kannustetaan jopa verkostoitumaan ja käyttämään eri medioita tuomalla esille asiantuntemustaan. Kuitenkin työntekijän on osattava erottaa toimiiko yksityishenkilönä vai työnantajan, -yhteisön tai ammattikunnan edustajana. Pirkanmaan sairaanhoitopiiri on koonnut ohjeet sosiaalisen median käytöstä. Ohjeiden keskeisimmät asiat ovat:

Toiminnan julkisuus

• Sosiaalisessa mediassa jaettuun sisältöön tulee aina suhtautua siten kuin se olisi täysin julkista.

Salassapitovelvollisuus ja eettiset ohjeet

• Sosiaalisessa mediassa toimiminen edellyttää työtehtäviin liittyvien salassapitovelvollisuuden, asiallisen käyttäytymis- ja vuorovaikutustavan sekä sairaanhoitopiirin eettisten periaatteiden ja ammattialojen eettisten ohjeiden noudattamista.

Työajan ja -välineiden käyttö

• Työajalla ja työvälineillä voit käyttää sosiaalista mediaa, mikäli se liittyy työtehtävien hoitamiseen. Omien laitteiden (esim. puhelinten ja tablettitietokoneiden) käyttäminen työtehtävien aikana on sallittu silloin, kun siihen on erityinen syy. Kaikkien matkapuhelinten ja matkapuhelinverkkoa hyödyntävien laitteiden käyttö on sairaaloissa edelleen rajoitettua, sillä ne saattavat aiheuttaa haittaa potilashoidossa käytettäville laitteille.

Tietoturva

• Verkosta ladattu tai suoratoistettava materiaali, kuten televisio-ohjelmien ja videoiden katselu, kuormittaa sairaanhoitopiirin verkkoa ja se voi hidastaa tai pahimmillaan estää muiden tietojärjestelmien, kuten potilastietojärjestelmien käyttöä. Sosiaalisen median palvelujen käyttö on tietoturvariski, eikä niissä olevien linkkien turvallisuudesta ole takeita. Älä avaa linkkejä, joiden sisällöstä sinulla ei ole varmuutta. Sosiaalisen median palveluihin ei saa rekisteröityä eikä kirjautua työnantajan sähköpostiosoitteella, muuten kuin työtehtävien hoitamiseksi. Sosiaalisen median heikon tietoturvan vuoksi palveluihin ei saa perustaa työyhteisön työhön liittyviä suljettuja ryhmiä.

Tekijänoikeudet

• Sairaalassa ja työyksiköissä kuvaaminen on pääsääntöisesti rajoitettua, joten ei voi ottaa vapaasti työpaikalta kuvia ja jakaa niitä verkossa. Epäselvissä tilanteissa otettava yhteyttä viestintäyksikköön.

Toiminta vapaa-aikana

• Työnantajasta ja työyhteisöstä on puhuttava asiallisesti ja noudatettava salassapitovelvollisuutta. Mikäli ilmoitat työnantajasi sosiaalisen median palveluissa, on syytä huomioida, että edustat silloin sairaanhoitopiiriä vähintään epävirallisesti.

Keskusteluun osallistuminen

• Sairaanhoitopiirin nimissä julkiseen keskusteluun verkossa osallistuu viestintä palvelut tai erikseen sovittava asiantuntija. Voit osallistua työntekijänä julkiseen keskusteluun, mikäli se kuuluu työtehtäviisi. Vapaa-ajallaan jokainen työntekijä voi osallistua sairaanhoitopiiriin liittyvään julkiseen keskusteluun yleisellä tasolla. Henkilöön liittyviä kommentteja on syytä välttää. Kysyttävä aina työkavereilta etukäteen lupa, jos käyttää tai jakaa heihin liittyvää tietoa verkossa.

Väärinkäytöksiin puuttuminen

• Jokainen vastaa omasta toiminnastaan sosiaalisessa mediassa. Sosiaalisessa mediassa jaettua sisältöä voidaan käyttää todistusaineistona ristiriitatilanteissa ja poliisitutkinnassa voidaan selvittää yksityisiksi rajattuja tietoja ja nimimerkin käyttöä. Esimiesten tehtävänä on valvoa sosiaalisen median käyttöä ja perehdyttää myös uudet työntekijät ohjeisiin. Jokainen työntekijä voi puuttua havaitsemiinsa epäkohtiin. Sosiaalisen median käyttäminen sairaanhoito piirin ohjeiden vastaisesti voi johtaa myös vakaviin työnjohdolllisiin toimenpiteisiin.
  
  

Pelisäännöt ovat sellaiset, kuten ne pitää olla. Täytyy siis otaa huomioon somessa, että kaikki tietoa mitä on jakanut, voi mennä eteenpäin jaettuna. Täytyy ajatella myös, mitä kirjoittaa, kirjoittaako yksityisenä, jonkun alaisena vai edustaako jotakuta esim. yritystä. Salassapitovelvollisuus tulee aina huomioida, ei voi kaikkea ilmaista julkisesti. Sairaanhoitopiirissä tulee hyvinkin ajatella ennenkaikkea, missä tiloissa ja milloin käyttää laitteita sometteluun. Tälläisessä paikassa täytyy erityisesti huomioon ottaa potilaiden turvallisuus. Kuten myös tietoturva ja tekijänoikeudet ovat hyvin huomioitu. Ohjeistuksessa on mainittu myös hyvin tarkasti väärinkäytökseen puuttumisesta. Jokaisella on siis vastuu siitä, mitä jakaa somessa sekä puuttua havaittuihin epäkohtiin. Esimiehellä on ensisijainen vastuu perehdyttää työntekijänsä sosiaalisen median käytön pelisääntöjen maailmaan.

”Sosiaalisen median toimintalogikan ja kaupallisten palveluiden hyödyntämisessä noudatetaan sairaanhoitopiirin viestintäohjelmaa ja graafista ohjeistusta.”

Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä verkkoviestinnän ohjausryhmä vastaa verkkoviestinnän kokonaisuudesta ja julkaisujärjestelmien kehittämisen linjauksista että uusien palvelujen käyttöönotosta. Verkkoviestinnän prosessista vastaa viestintäpäällikkö. Päätoimittaja ja päivittäjä nimetään jokaiselle verkkopalvelulle.

Blogissani käytetyt lähteet:

Taru Pulkkinen 2015, sosiaalinen media ja lainsäädäntö
http://www.kuulu.fi/sosiaalinen-media-ja-lainsaadanto/
Markkinointia.fi 2015. Sosiaalisen median käyttö työpaikalla. Miten sosiaaliseen mediaan ja sen käyttöön työpaikalla pitäisi suhtautua? Pitäisikö Facebook ja muut vastaavat palvelut kieltää työaikana?
http://www.markkinointia.fi/pr-20/sosiaalinen-media-ja-tyo.html
Elämän tähden 2014. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin sosiaalisen median ohje
http://www.pshp.fi/download.aspx?ID=40255&GUID=%7BEFC293FA-4E1C-4407-9FE3-385C2B36193F%7D